Računsko sodišče je izvedlo revizijo učinkovitosti procesa upravljanja s pogodbami v obdobju od 1. 1. 2005 do 31. 12. 2009. Revizijo smo izvajali na Vladi Republike Slovenije, Ministrstvu za finance, Ministrstvu za javno upravo in Ministrstvu za zdravje. Med izvajanjem revizije je v skladu z Zakonom o spremembah in dopolnitvah Zakona o Vladi Republike Slovenije Ministrstvo za javno upravo prenehalo delovati, njegova delovna področja pa se izvajajo v okviru Ministrstva za pravosodje in javno upravo.
V okviru glavnega revizijskega vprašanja, ali se učinkovito upravlja s pogodbami, smo preverjali, ali se upravljanje s pogodbami načrtuje, ali so za upravljanje zagotovljeni ustrezni viri, ali sta vsebina in tip pogodb ustrezna, ali se izvajanje pogodbe spremlja ter ali se pri upravljanju s pogodbami izvaja nadzor.
Na ravni Vlade Republike Slovenije ni bil sprejet skupni okvir, ki bi določal smernice za učinkovito upravljanje s pogodbami, zato je v procesu opaziti veliko razlik med posameznimi ministrstvi. To se odrazi tudi v različnosti določb internih aktov o finančnem poslovanju, ki določajo del faz procesa upravljanja s pogodbami in ki v vseh primerih ne urejajo ravnanj, s katerimi bi se zagotovila večja učinkovitost procesa upravljanja s pogodbami. Tak primer je pretok informacij znotraj proračunskega uporabnika. Interni akti ne določajo ravnanja ob prenosu skrbništva na drugo osebo, prav tako v večini primerov ne določajo načina določitve osebe, ki nadomešča skrbnika med odsotnostjo, zato obstaja tveganje, da se zaradi pomanjkanja informacij pojavijo težave pri izvajanju nalog skrbnika. Pri izvajanju teh nalog je pomemben tudi pretok informacij med vodstvom ministrstva in skrbnikom oziroma drugimi sodelujočimi v procesu upravljanja s pogodbami, ki pa v vseh primerih ni bil učinkovit. Tveganja v procesu upravljanja s pogodbami so večinoma opredeljena prek registrov tveganj. Ti so na različne načine opredelili tveganja in metode za njihovo obvladovanje, vendar niso bila ocenjena vsa tveganja v procesu upravljanja s pogodbami, oziroma revidiranci vseh tveganj v procesu upravljanja s pogodbami niso zaznali. Predvsem pa niso bila opredeljena tveganja, katerih izvor ni pri revidirancu, lahko pa vplivajo na proces upravljanja s pogodbami. Vloge sodelujočih v procesu upravljanja s pogodbami v vseh primerih niso bile jasno opredeljene ali pa zaposleni niso dovolj dobro razumeli svojih nalog, odgovornosti in pooblastil. To se je še kot posebno problematično izkazalo pri projektno organiziranem delu, kjer naloge izvaja večje število zaposlenih. Pri razumevanju nalog in odgovornosti pri izvajanju skrbništva pogodb ali projekta imata velik pomen usposabljanje in izobraževanje, ki pa ju glede vsebin, ki se neposredno nanašajo na upravljanje s pogodbami, ni bilo dovolj.
Obremenjenost skrbnikov, ki večinoma skrbijo za več pogodb, učinkovito rešuje informatizacija procesov na ravni ministrstev (uvajanje e-poslovanja na finančno–računovodskem področju) in uporaba informacijskih orodij pri izvajanju nalog skrbništva. Skupnega enotnega informacijskega orodja za vsa ministrstva, ki bi spremljanje izvajanja pogodb poenostavilo, ni bilo, zato je bila stopnja uporabe sodobnih tehnologij odvisna predvsem od aktivnosti posameznega ministrstva oziroma zaposlenih, ki so sodelovali pri procesu upravljanja s pogodbo.
Pomembno vlogo pri zagotavljanju učinkovitosti procesa upravljanja s pogodbami imata izbira tipa pogodbe in jasnost pogodbenih določil. 64 odstotkov pregledanih gradbenih pogodb je bilo sklenjenih s klavzulo "ključ v roke" in povprečna vrednost teh pogodb je bila več kot desetkrat večja kakor vrednost pogodb, sklenjenih s ceno na enoto. Kljub klavzuli "ključ v roke" so bili k četrtini teh pogodb sklenjeni aneksi, s katerimi se je povečala pogodbena vrednost. Polovica pregledanih pogodb s področja informacijske tehnologije je imela ceno določeno na enoto opravljenega dela, druga polovica pa v pavšalnem znesku. Pri tem je bil večji del storitev, ki so se plačevale po pavšalu, takšne narave, da ta plačila niso bila dovoljena glede na Zakon o javnih financah, saj niso odrazile dejansko opravljenih storitev. Pri pregledanih pogodbah, sklenjenih s ceno, določeno na enoto, se naročnik ni vedno prej dogovoril z izvajalcem o obsegu dela in ceni. Pogodbena določila v vseh primerih niso bila dovolj jasna. Nejasnosti je računsko sodišče ugotovilo pri določilih o načinu obračuna izvedenih del ter prevzema izdelka in teka garancije. Nejasna določila so se odrazila v nesmotrnostih pri kasnejšem izvajanju pogodb.
Nadzor nad izvajanjem pogodb v vseh primerih ni bil popoln. Pri gradbenih pogodbah je računsko sodišče ugotovilo, da se je zaradi prenosa nalog na nadzornika zmanjšala aktivnost naročnika pri projektu in povečala odvisnost naročnika od nadzornika. Skrbniki niso bili dovolj pogosto v neposrednem stiku z izvajalcem, prav tako za boljši nadzor niso uporabljali sodobnih tehnologij oziroma informacijskih orodij. Te so pri izvajanju nadzora uporabljali skrbniki pogodb s področja informacijske tehnologije, kljub temu pa način nadzora ni vedno omogočal tudi dejanske kontrole opravljenih storitev. To je bilo predvsem posledica neustrezno dogovorjenega načina obračunavanja opravljenih storitev, neformaliziranosti posameznih postopkov in neustreznega ravnanja naročnika. Naročniki pri nadzoru niso izkoristili možnosti izvajanja presoje kakovosti, s katero bi preverili, ali so metode dela izvajalca takšne, kot je dogovorjeno s pogodbo, ter ali izvajalec pri delu uporablja strojno in programsko opremo, kot je bilo dogovorjeno s pogodbo.
Pogodbe so v večini primerov določale sankcije za zamudo pri izpolnitvi in za nekakovostno izpolnitev pogodbenih obveznosti ter garancijo za odpravo napak v garancijski dobi, vendar so se pogodbene sankcije redko uveljavljale, čeprav so možnosti za to obstajale. V obdobju, na katero se nanaša revizija, je bilo na vseh ministrstvih skupaj unovčeno le 30 bančnih garancij in zaračunano 457 pogodbenih kazni v skupnem znesku 8.531.549 evrov, kar pomeni, da sta bili bančna garancija ali pogodbena kazen uveljavljeni pri enem odstotku pogodb, sklenjenih v tem obdobju. Ugotovili smo, da so naročniki kar pri 39 odstotkih pregledanih pogodb sklenili anekse, s katerimi so podaljšali rok izpolnitve pogodbe. Povečanje pogodbene vrednosti je bil razlog sklenitve aneksa pri 27 odstotkih pregledanih pogodb. Takšni aneksi so bili sklenjeni tudi pri pogodbah s klavzulo "ključ v roke".
Revidiranci večinoma niso pripravljali poročil in ocen pogodb z analizo in od pogodbenih partnerjev niso pridobivali informacij o možnostih izboljšanja sodelovanja. Kljub temu so bile v proces upravljanja s pogodbami in v kasnejše pogodbe vključene izboljšave, ki zagotavljajo večjo učinkovitost upravljanja s pogodbami.
Računsko sodišče je revidirancem dalo več priporočil glede pretoka informacij, ocenitve in obvladovanja tveganj, usposabljanj in izpopolnjevanj, e-poslovanja in informacijskih orodij, dopolnitev Enotnega računovodskega sistema MFERAC, pravočasnosti oddaje javnih naročil in formalnega potrjevanja naročil storitev, projektne organizacije dela, izvedbe testiranj, veljavnosti garancij in poročanja.
